1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es el Club de Ajedrez Enroque Osornino, con domicilio operativo en Osorno, Chile, correo de contacto contacto@enroqueosornino.cl y teléfono +56 9 6637 2873.

Para efectos de esta política, se entiende por tratamiento cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, organización, consulta, actualización, uso y eliminación.

2. Marco normativo aplicable

Esta política fue redactada considerando principalmente la Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada, en especial sus artículos 4, 7, 9, 10 y 12, que regulan el consentimiento, la confidencialidad, la finalidad del tratamiento, los datos sensibles y los derechos de acceso, rectificación, cancelación o eliminación cuando proceda.

También incorpora criterios de adecuación y mejora frente a la Ley N° 21.719, publicada el 13 de diciembre de 2024, cuya aplicación general comenzará el 01-12-2026, y considera la protección reforzada de niños, niñas y adolescentes prevista en la Ley N° 21.430.

3. Datos que recopilamos

Según el formulario y la relación con el club, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación: nombre completo, tipo y número de documento chileno o internacional, nacionalidad y fecha de nacimiento.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, dirección y comuna o ciudad.
• Datos deportivos o administrativos: tipo de miembro, ID FIDE, ID nacional, ELO FIDE, ELO nacional, establecimiento educacional y ocupación.
• Datos de representación para menores de edad: nombre, documento, teléfono y correo del apoderado.
• Imagen de perfil, cuando la persona decide subirla de forma voluntaria.
• Metadatos internos de cumplimiento: fecha, versión y origen de la aceptación de esta política.

El club no solicita datos sensibles en este formulario. Si una persona envía voluntariamente información sensible no requerida, el club podrá eliminarla o bloquearla cuando no exista una finalidad legítima para conservarla.

4. Finalidades del tratamiento

• Evaluar solicitudes de ingreso y verificar la identidad de quien postula.
• Administrar fichas de miembros, categorías internas, contacto institucional y control básico de vigencia.
• Verificar mayoría o minoría de edad y, cuando corresponda, la representación por apoderado.
• Gestionar antecedentes deportivos y de federación cuando sean pertinentes para la actividad ajedrecística del club.
• Responder solicitudes, enviar comunicaciones relacionadas con la membresía y mantener trazabilidad administrativa.
• Resguardar evidencia de aceptación de esta política y cumplir deberes legales o requerimientos de autoridad competente.

Los datos personales se usarán solo para las finalidades informadas o para otras compatibles con la relación entre la persona titular y el club, dentro de los límites legales.

5. Base de licitud y consentimiento

La solicitud pública de ingreso exige una aceptación expresa antes del envío. Esa aceptación queda registrada con fecha, versión y origen del consentimiento. En el caso de altas creadas directamente por la directiva desde la intranet, el sistema registra la aceptación administrativa de la versión vigente como parte del alta del miembro.

Cuando existen usuarios o solicitudes anteriores a la incorporación de este registro formal, el sistema normaliza la evidencia histórica según la fecha de ingreso o de creación disponible, para mantener consistencia administrativa y trazabilidad.

6. Postulaciones de personas extranjeras

El club admite postulaciones con documento internacional. En esos casos se tratan el tipo de documento, número de documento y nacionalidad para fines de identificación, validación de edad, contacto, administración del registro de miembros y organización deportiva.

Estos datos no se utilizan para fines de control migratorio ni para elaborar perfiles incompatibles con la finalidad del formulario. Si en una actividad futura se requiriera compartir información con federaciones, organizadores o entidades externas por exigencia reglamentaria específica, ello se realizará solo con base legal suficiente, por necesidad operativa legítima o mediante información adicional al titular, según corresponda.

7. Menores de edad y apoderados

Si la persona postulante es menor de 18 años, el sistema exige los datos del apoderado para resguardar una representación adecuada en la relación con el club. Dichos datos se utilizan exclusivamente para contacto, autorización y resguardo administrativo del menor.

Cuando el miembro alcanza la mayoría de edad y esos antecedentes dejan de ser necesarios para la finalidad que justificó su almacenamiento, el sistema puede depurarlos o dejarlos sin uso activo.

8. Conservación de los datos

Las solicitudes pendientes se conservan mientras exista una finalidad legítima de revisión. Si una solicitud es aceptada, sus datos pasan a la ficha del miembro y se conservan mientras dure la relación con el club y durante el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, administrativas, deportivas o de respaldo.

Si una solicitud es rechazada, eliminada o pierde finalidad, el club puede suprimirla, anonimizarla o bloquearla según corresponda.

9. Comunicación y acceso a terceros

El club no comercializa datos personales. El acceso queda restringido a personas autorizadas de la directiva o de la administración interna que necesiten tratarlos para cumplir sus funciones.

Podrá existir comunicación a terceros solo cuando una ley lo autorice, cuando sea requerida por autoridad competente o cuando sea estrictamente necesaria para una actividad compatible con la finalidad informada.

10. Seguridad de la información

El sistema aplica medidas razonables de seguridad técnicas y organizativas, entre ellas:

• Validación y sanitización de entradas en backend.
• Control de acceso autenticado a la intranet.
• Registro del consentimiento con versión y fecha.
• Restricción del formulario público mediante límites de frecuencia.
• Resguardo de archivos e imágenes en almacenamiento controlado.

Ninguna medida de seguridad es absoluta. Por ello, el club revisa y mejora sus controles de forma continua según el estado del sistema y la normativa aplicable.

11. Derechos de las personas titulares

La persona titular puede solicitar información sobre los datos tratados, su origen, destinatarios habituales, finalidad y, cuando corresponda legalmente, requerir rectificación, actualización, eliminación, cancelación, bloqueo o limitación del tratamiento.

Para ejercer estos derechos, debe escribir a contacto@enroqueosornino.cl identificándose adecuadamente e indicando con precisión su solicitud. El club responderá dentro de un plazo razonable y conforme a la legislación vigente.

12. Vigencia y cambios

Esta versión rige desde su publicación interna con fecha 27-03-2026. El club puede actualizar esta política para reflejar cambios legales, operativos o tecnológicos. Cuando ello ocurra, se publicará una nueva versión en este mismo sitio con su fecha de actualización.